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檔案管理心得分享
檔案管理心得分享1
有一次，客戶連續(xù)發(fā)了幾個(gè)詢盤讓報(bào)價(jià)。因?yàn)槔贤獾拿Q都很陌生，所以很容易混淆。有時(shí)候會(huì)忘記客戶問的是張三還是李四的進(jìn)展。所以不得不給每一個(gè)客戶進(jìn)行檔案管理。既方便自己今后對同一個(gè)客戶的信息往來查詢，也不容易在溝通時(shí)，張三套李四的尷尬。尤其如果價(jià)格不一樣的時(shí)候，給客戶分別歸檔顯得更加重要。歸檔方法可以不同，只要適合自己的操作查詢就好。
首先是郵件
1、郵件標(biāo)題，要注明客戶代號(hào)縮寫，再寫具體內(nèi)容，方便快捷判斷是在和誰互動(dòng)。
2、郵件收發(fā)時(shí)，附上上一次或者上幾次的'郵件往來內(nèi)容，方便大家查看前因后果。
然后是管理客戶檔案
1、新建一個(gè)文件夾�？梢园凑湛蛻裘Q建立。也可以按照每一個(gè)訂單建立。
2、針對同一個(gè)的客戶的同一個(gè)訂單，建立資料文檔，用于定期備份所有的該訂單關(guān)聯(lián)的郵件往來內(nèi)容。
3、針對同一個(gè)的客戶的同一個(gè)訂單，建立備忘事項(xiàng)，用于羅列訂單操作的各個(gè)環(huán)節(jié)大綱，然后標(biāo)注每個(gè)環(huán)節(jié)里客戶指定的特殊要求和需要注意的注意事項(xiàng)。
4、同一個(gè)訂單下，再建立一個(gè)單證文件夾，用于統(tǒng)一存放所有單證資料，以免遺留。如合同contract、形式發(fā)票PI、裝箱單Packing list（包含detailed weight list，showing the quantity in each carton）、技術(shù)參數(shù)technical data、原產(chǎn)地證CO、提單B/L、發(fā)票Invoice、發(fā)貨通知書shipping advice、其他特殊證明（如免箱期證明free demurrage statement）
5、命名要有規(guī)律，比如可以備注時(shí)間、或者付款條件或者到港港口或者備注合同號(hào)等信息。
6、詢盤報(bào)價(jià)部分單獨(dú)備份出來，方便查詢也避免下次報(bào)價(jià)張冠李戴報(bào)錯(cuò)價(jià)格。
檔案管理心得分享2
對于一個(gè)合格的項(xiàng)目管理者，無疑很重視信息資料及檔案管理。因?yàn)樾畔①Y料及檔案是項(xiàng)目的真實(shí)寫照和具體情況的真實(shí)反映，體現(xiàn)項(xiàng)目的管理成果和效果，是項(xiàng)目管理者管理行為的記錄。完善的準(zhǔn)確的信息資料及檔案管理是項(xiàng)目管理質(zhì)量的基石，其是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。一個(gè)合格的'項(xiàng)目信息資料及檔案管理者必須要具備以下一些素質(zhì)。
1、完整的知識(shí)結(jié)構(gòu)。首先要對項(xiàng)目的整體流程有全面了解和掌握；其次要了解工程的分類分項(xiàng)，主要步驟，熟悉什么階段需要什么信息資料；再次要熟悉項(xiàng)目信息資料的分類，有那些類別的信息資料，如安全、進(jìn)度、質(zhì)量、投資等，或者管理資料、技術(shù)資料等。
2、掌握完善的信息資料管理制度和流程。制度約束信息資料管理行為者，可以促使項(xiàng)目管理過程中每個(gè)人高質(zhì)量精準(zhǔn)完成信息資料的管理工作；流程可以確保項(xiàng)目信息資料的傳遞途徑及需要體現(xiàn)的效果。
3、良好的登記記錄行為習(xí)慣。項(xiàng)目整個(gè)周期中將形成大量信息資料，必須要有良好的登記記錄行為習(xí)慣，對于各種收發(fā)文形成電子及紙質(zhì)的記錄痕跡，做好紙質(zhì)和電子版目錄同步，形成可檢索的數(shù)據(jù)庫，做到復(fù)雜事情簡單化，簡單事情表格化。
4、學(xué)會(huì)分類命名。一般一個(gè)項(xiàng)目都會(huì)涉及很多單位很多工種，信息資料體量龐大，要會(huì)對其分類命名，進(jìn)行編碼編號(hào)，使其縱向和橫向清晰明了，隨時(shí)可巡查。
5、學(xué)會(huì)檢查。對于經(jīng)手的每一項(xiàng)信息資料都要進(jìn)行必要的檢查�？芍饕w現(xiàn)在：信息資料形式是否正確，單位、時(shí)間邏輯、責(zé)任人、內(nèi)容是否正確等。這樣及時(shí)糾偏再傳遞，避免在流程上多次反復(fù)糾偏。
6、學(xué)會(huì)批注。對于每一項(xiàng)信息資料在檢查完成的基礎(chǔ)上進(jìn)行批注，時(shí)間、責(zé)任人、去向、類別等，確保被接受人能更清楚明白如何處理及處理程度。
7、學(xué)會(huì)跟蹤。對于一個(gè)信息資料管理者，要不斷對自己發(fā)出的信息資料進(jìn)行跟蹤，及時(shí)掌握進(jìn)度和處理效果，對于需要響應(yīng)警示的及時(shí)處理，進(jìn)行糾偏，確保信息資料的完整和暢通。
8、學(xué)會(huì)反饋。對于信息資料跟蹤后要及時(shí)反饋給各方，使整個(gè)信息資料管理流程中各個(gè)責(zé)任人掌握傳遞的效果。
9、學(xué)會(huì)定期梳理分析。因?yàn)橐粋�(gè)項(xiàng)目周期比較長，要定期對項(xiàng)目信息資料進(jìn)行梳理分析，完成的進(jìn)行歸檔，需要閉合的再次及時(shí)閉合處理。
10、歸檔管理。歸檔管理是一項(xiàng)復(fù)雜的事情。首先要學(xué)會(huì)建立一個(gè)目錄，方便檢索查閱。其次在目錄綱領(lǐng)的指引下對信息資料進(jìn)行分類分項(xiàng)，按照目錄一一歸檔保存。最后要對于目錄不斷更新，保持目錄和歸檔信息資料一直。
掌握這十點(diǎn)，我覺得可以完全做好好信息資料及檔案管理工作。同時(shí)，我也覺得這些方法可以用在項(xiàng)目管理的任何地方。這是在工作中的一些體會(huì)，分享一下。
檔案管理心得分享3
隨著春節(jié)的臨近，河南南旋風(fēng)升壓站的建設(shè)工作也接近尾聲，然而檔案的歸檔管理一直是擺在河南項(xiàng)目部面前的重要問題，雖然在平時(shí)我們也對工作文件進(jìn)行著收集與整理，但由于缺少相關(guān)的經(jīng)驗(yàn)，所以我們所做的和真正意義上的檔案管理肯定還是有著不小的差距。高質(zhì)量、標(biāo)準(zhǔn)化開展檔案管理工作一直是我和項(xiàng)目部同事們努力的目標(biāo)。趁著去合肥出差的機(jī)會(huì)，項(xiàng)目部主任牛春輝安排我去章廣風(fēng)場“取經(jīng)”，學(xué)習(xí)章廣風(fēng)場在工程檔案管理方面的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。
1月20日，我乘車來到了位于滁州章廣的章廣風(fēng)電場。向關(guān)場長道明自己的來意后，關(guān)場長非常熱情的為我安排好了食宿，讓場中負(fù)責(zé)檔案的.琚振坤領(lǐng)著我參觀現(xiàn)場檔案資料，學(xué)習(xí)章廣風(fēng)場檔案管理相關(guān)制度。琚工拿給我一本《風(fēng)電企業(yè)科技檔案歸檔與整理規(guī)范》，這是國家能源局下發(fā)的風(fēng)電檔案管理規(guī)范，無論是哪一個(gè)風(fēng)場的管理制度，都是以此為基礎(chǔ)的。琚工帶著我瀏覽了管理規(guī)范，讓我大致熟悉了檔案管理的框架結(jié)構(gòu)，并告訴我其中重點(diǎn)關(guān)注環(huán)節(jié)和章廣風(fēng)電檔案管理的經(jīng)驗(yàn)技巧。章廣一期投產(chǎn)已有一年多的時(shí)間，長期的管理實(shí)踐，使章廣的檔案制度趨于成熟，并形成了一套屬于自己的管理機(jī)制。
琚工分別從檔案分類，檔案盒制作規(guī)范，歸檔流程等多個(gè)方面向我展現(xiàn)了一個(gè)正規(guī)高效的檔案體系，在此期間又讓我瀏覽了部分檔案的具體內(nèi)容。琚工的耐心講解使我感受到平時(shí)自己在檔案整理上的缺漏與不足，我認(rèn)真記下了一些關(guān)鍵的節(jié)點(diǎn)與細(xì)節(jié)，回憶著平時(shí)工作中的經(jīng)歷，受益良多。通過對檔案管理的一系列“零距離”全方位的接觸，使我在檔案管理方面受到了一次全新的啟迪。相信再回到項(xiàng)目部后，將自己所學(xué)加以應(yīng)用，假以時(shí)日也可以建立起一套屬于自己的檔案管理體系，為日后的工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，也為最后的質(zhì)檢竣工驗(yàn)收和檔案交接工作做好充足的準(zhǔn)備。
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