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檔案管理制度(通用18篇)
在快速變化和不斷變革的今天,制度對人們來說越來越重要,制度泛指以規(guī)則或運作模式,規(guī)范個體行動的一種社會結(jié)構(gòu)。這些規(guī)則蘊含著社會的價值,其運行表彰著一個社會的秩序。那么制度的格式,你掌握了嗎?下面是小編收集整理的檔案管理制度,希望對大家有所幫助。
檔案管理制度 篇1
一、文書檔案歸檔制度
1、各部門在各項活動中構(gòu)成的具有價值的文件、材料均屬歸檔范圍,交行政部統(tǒng)一管理。
2、各部門構(gòu)成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內(nèi)勤)收集、審定、整理、立卷。
3、歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復(fù))無缺頁、破損現(xiàn)象。
4、下發(fā)文件不僅僅要在硬盤、軟盤中保存留檔,還應(yīng)留有書面材料存檔。
5、凡歸檔的.文件務(wù)必留原件存檔,書寫整齊,用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫,如有不貼合要求的檔案員有權(quán)退回原部門重新書寫。
6、重要文件如部門需用可進行復(fù)印,但原件務(wù)必歸檔。
7、機關(guān)工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。
二、專職檔案工作人員崗位職責(zé)制
1、認(rèn)真學(xué)習(xí)專業(yè)知識,貫徹執(zhí)行<檔案法>、<檔案法實施辦法>,熱愛本職工作,忠于職守,維護黨和國家利益,工作盡職盡責(zé),自覺遵守檔案工作各項規(guī)章制度。
2、負責(zé)公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)量貼合“規(guī)范”要求。
3、負責(zé)公司有關(guān)部門檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。
4、負責(zé)檔案庫房各項制度的落實。
5、用心帶給檔案的利用,充分發(fā)揮檔案利用效果,認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗,為領(lǐng)導(dǎo)決策和機關(guān)各項工作帶給優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
三、兼職檔案工作人員崗位職責(zé)制
1、各部門配備一名兼職檔案員,負責(zé)本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。
2、兼職檔案人員要熱愛檔案工作,熟悉業(yè)務(wù),工作認(rèn)真負責(zé),把好案卷質(zhì)量關(guān),按時完成兼管檔案的任務(wù)。
3、兼職檔案員應(yīng)于次年2月底前,將整理好的檔案向檔案室移交。
4、嚴(yán)格執(zhí)行各項檔案管理制度。
5、理解本公司專職檔案員的監(jiān)督指導(dǎo)。努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識,不斷提高業(yè)務(wù)水平。
四、部門立卷制度
1、凡本部門在各項活動中構(gòu)成的文件、具有保存價值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。
2、各部門兼職檔案員,負責(zé)對本部門的文件資料進行收集、審定、整理、立卷。
3、兼職檔案員要嚴(yán)格遵守相關(guān)的規(guī)章制度及各項檔案管理制度,按綜合檔案室提出的各項要求立卷,保證立卷質(zhì)量。
五、檔案保管制度
1、各門類檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理,配備檔案員負責(zé)檔案的保管工作。
2、按照檔案管理有關(guān)規(guī)定,對各類檔案應(yīng)做到存放合理,排列有序,查找方便。
3、檔案員對室藏檔案材料要經(jīng)常進行檢查,對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料,要及時跟蹤追還,防止丟失。
4、庫房要持續(xù)清潔衛(wèi)生,溫度要經(jīng)常持續(xù)在14—24℃,相對濕度要持續(xù)在45—60%,防止危害檔案的現(xiàn)象發(fā)生。
5、檔案庫房內(nèi)做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲,定期檢查。
6、庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙,嚴(yán)禁存放易燃、易爆危險品,停電時,一律用手電照明,不得使用易燃器具。
7、與檔案庫房無關(guān)人員一律不得進入,隨時關(guān)好庫房門窗,確保安全。
六、檔案保密規(guī)則
1、檔案工作人員要提高警惕性,遵守保密紀(jì)律,堅持原則,認(rèn)真執(zhí)行各項制度。
2、凡到綜合檔案室查閱檔案者,都要認(rèn)真遵守安全保密制度,嚴(yán)格履行檔案查閱手續(xù),檔案原則上不準(zhǔn)帶出檔案室,確需帶出時須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并在指定時光內(nèi)歸還檔案室。
3、查閱檔案時,不得翻閱與查閱資料無關(guān)的文件材料、無關(guān)人員不準(zhǔn)進入檔案室。
4、本公司工作人員不準(zhǔn)將文件、材料帶進公共場所和其他場所,不準(zhǔn)帶回家中,要及時交給檔案管理部門。
5、對于違反保密規(guī)定,泄露國家公司機密或造成必須后果者要依據(jù)<保密法>的規(guī)定,嚴(yán)肅處理并追究其職責(zé)。
七、檔案借閱制度
1、借閱檔案要嚴(yán)格遵守檔案管理制度,凡借閱者,應(yīng)自覺履行借閱手續(xù)。
2、凡借閱檔案,需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。外單位人員借閱檔案,應(yīng)持單位介紹信,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后,方可辦理借閱手續(xù),并在借閱期限內(nèi)按時歸還。
3、借閱人員對檔案材料妥善保管,注意保密,不得以任何理由轉(zhuǎn)借他人。
4、借閱人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得復(fù)印、抄寫檔案資料。
5、檔案管理人員對歸還的借閱材料要認(rèn)真進行檢查,確認(rèn)檔案材料完好無損時,方可辦理歸檔手續(xù)。對摘抄、復(fù)制的檔案材料,經(jīng)認(rèn)真核對,正確無誤時,方能簽字蓋章。
6、一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)象,要及時向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報,并追究有關(guān)人員的職責(zé)。
八、其他
解釋權(quán)歸公司行政人事部。
檔案管理制度 篇2
第一條 為了規(guī)范公司檔案管理工作,保證檔案的完整性及保密性,理順工作程序,明確工作職責(zé),杜絕資料流失,特制定本制度。
第二條 檔案管理機構(gòu)及其職責(zé)
1、公司檔案工作實行二級管理,一級管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理;二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。
2、綜合管理部檔案管理員負責(zé)公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理,各部門的檔案管理員負責(zé)本部門檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定,認(rèn)真細致地做好檔案保管以及利用工作,充分發(fā)揮檔案資料的作用。
4、綜合管理部檔案管理員有職責(zé)對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導(dǎo),每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
第三條 歸檔制度
1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動,具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料,均由公司集中統(tǒng)一管理,任何個人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料,原則上務(wù)必是原件,原件用于報批不能歸檔或相關(guān)部門保留的,綜合部保存復(fù)印件。
4、凡公司業(yè)務(wù)活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業(yè)務(wù)活動中涉及金融財稅方面的資料,由財務(wù)部保存原件;屬于人事方面的資料,由人力資源部保存原件;屬于工程建設(shè)方面的,由規(guī)劃建設(shè)部保存原件。以上部門應(yīng)將涉外事務(wù)的復(fù)印件報綜合管理部備案。
6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同,應(yīng)保留三份原件,綜合管理部保存一份,財務(wù)部及合同執(zhí)行(或簽訂)部門各保存一份。特殊狀況只有一份原件時,由綜合部保存原件。
7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料,由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復(fù)印或復(fù)制,歸檔范圍外的由各部門自行保管。
第四條 檔案保管制度
1、公司綜合管理部設(shè)存放檔案的專門庫房,各部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量,設(shè)置存放檔案的箱柜,并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進行登記,編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類法,根據(jù)分類法,編制分類目錄;根據(jù)需要編制專題目錄,完善檢索工具,以便于查找。
4、檔案要分類、分卷裝訂成冊,保管要有條理,主次分明,存放科學(xué)。
5、庫存檔案務(wù)必圖物相符,帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。
7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實際狀況,確定檔案保存期限,每年年終據(jù)此進行整理、剔除。
8、經(jīng)確定需銷毀的檔案,由檔案管理員編造銷毀清冊,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度,做好檔案流失的防護工作。
10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前務(wù)必做好資料移交工作,方可辦理調(diào)動手續(xù)。
第五條 檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密,未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。
2、借閱檔案資料,須經(jīng)檔案保管部門負責(zé)人批準(zhǔn)。閱檔務(wù)必在辦公室指定的地方,不得攜帶外出。需要借出檔案的',須經(jīng)檔案保管部門負責(zé)人批準(zhǔn)。
3、借閱檔案,務(wù)必履行登記、簽收手續(xù)。
4、借出檔案材料的時光不得超過一周,必要時能夠續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的,須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。
5、借出檔案時,應(yīng)在借出的檔案位置上,放一代替卡,標(biāo)明卷號、借閱時光、借閱單位或借閱人,以便查閱和催還。
6、借閱檔案資料者務(wù)必妥善保管檔案資料,不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件,歸還時保證檔案材料完整無損,否則,追究當(dāng)事人職責(zé)。
7、借出檔案材料,因保管不慎丟失時,要及時追查,并報告主管部門及時處理。
8、重要檔案、機密檔案不得借閱,務(wù)必借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意,務(wù)必外借的,由總經(jīng)理審批。
第六條 二級檔案應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要,每三年移交一次,務(wù)必保留的盡量留復(fù)印件,其余資料交綜合管理部統(tǒng)一保存。
第七條 本制度從二O 一一年十月一日起執(zhí)行。
檔案管理制度 篇3
檔案保管制度
一、嚴(yán)格執(zhí)行檔案收集、整理、保管、鑒定、帶給利用與銷毀等有關(guān)制度和規(guī)定,確保其完整、系統(tǒng)和安全。
二、檔案按檔號排放,檔案柜編順序號,庫房內(nèi)懸掛相關(guān)檔案資料管理規(guī)章和制度。
三、借出的檔案須按時歸還,利用后的檔案應(yīng)隨即放回原處。
四、不得竊取、出賣和涂改檔案,違者追究法律職責(zé)。
五、切實做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作。
六、做好庫房溫濕度的監(jiān)控與登記工作。
七、每學(xué)期開學(xué)初對庫房檔案進行全面檢查、清點,發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
檔案保密制度
一、高度認(rèn)識檔案保密工作的重要性,嚴(yán)格遵守有關(guān)法規(guī)和制度。
二、查閱涉密檔案或內(nèi)部材料,須經(jīng)有關(guān)部門和辦公室負責(zé)人批準(zhǔn),必要時報請有關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)審批。查閱時須嚴(yán)格履行登記手續(xù),注明查閱目的和資料。
三、未經(jīng)批準(zhǔn),任何人不得私自帶檔案出館;檔案工作人員不得私自摘抄、復(fù)制、傳播具有保密性質(zhì)的檔案資料 。
四、因需要經(jīng)批準(zhǔn)摘錄或復(fù)制涉密檔案材料的.,須妥善保管,用后銷毀,如發(fā)生涉密問題,后果由利用者負責(zé)。
五、不歸檔的重份文件及內(nèi)部材料,須交由學(xué)校集中銷毀。
六、在校保密委員會的指導(dǎo)下,做好檔案密級變更和解密工作。
七、檔案館工作人員或利用者,如有違反保密規(guī)定的,視情節(jié)輕重按有關(guān)規(guī)定處理。
檔案利用制度
一、查閱利用本館開放檔案、資料者,須持身份證(或工作證、學(xué)歷證書)等有效證件,同時填寫查閱登記表;受他人委托者,還須出具他人上述任一證件(含復(fù)印、傳真件)及委托查閱申請書。
二、查閱重要的或密級檔案,按《檔案保密制度》辦理;查閱本職范圍外的重要檔案,須經(jīng)辦公室負責(zé)人批準(zhǔn);查閱珍貴檔案時,以復(fù)印件代替原件利用。
三、檔案、資料一般不外借。確因工作需要外借的,除出具所在單位證明外,須經(jīng)辦公室負責(zé)人或?qū)W校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并辦理外借手續(xù)(限5天內(nèi)歸還);若續(xù)借,需辦續(xù)借手續(xù)。
四、帶給利用檔案時,按學(xué)校有關(guān)規(guī)定收費。
五、外國組織和人員利用開放檔案、資料,按國家有關(guān)規(guī)定辦理。
六、查閱利用檔案時不得隨意涂改、拆卷或損毀。本室工作人員對違規(guī)者,有權(quán)給予勸告、責(zé)令賠償或其它處置,直至追究法律職責(zé)。
七、未經(jīng)主管校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)或辦公室授權(quán),任何單位、個人無權(quán)公布檔案資料。
檔案室人員崗位職責(zé)
一、用心宣傳黨和國家關(guān)于檔案管理的法規(guī)、條例。
二、遵守各項檔案業(yè)務(wù)規(guī)章制度。
三、維護檔案的完整、系統(tǒng)和安全,定期檢查檔案保管狀況,改善檔案保護技術(shù),嚴(yán)守國家機密。
四、用心開展咨詢服務(wù);熱情接待檔案利用者,迅速、準(zhǔn)確帶給所需檔案和資料。
五、深入基層,開展對兼職檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作。
檔案鑒定制度
一、在主管校領(lǐng)導(dǎo)主持下,由校辦、檔案室及有關(guān)部門負責(zé)人與負責(zé)該門類的專、兼職檔案員組成鑒定組,按照分工,個人初鑒、群眾審查,具體工作由檔案室組織。
二、對在整理的歸檔材料,要以全面的、歷史的和發(fā)展的觀點鑒定其價值,準(zhǔn)確把握歸檔范圍和保管權(quán)限,有異議時由鑒定組裁定。
三、檔案到達開放期,由鑒定組作出是否向社會開放的決定。
四、檔案保密期滿,由鑒定組作出是否變更密級或解密的決定。
五、檔案存留期滿,由鑒定組提出銷毀或延長保管期限的意見,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可存、毀。
六、銷毀檔案前登記造冊(注明題名、數(shù)量、鑒定時光、參加鑒定人員);銷毀時由3人執(zhí)行;事后在清冊上注明銷毀日期并簽字;清冊歸檔。
安全與消防制度
一、庫房重地,非本室工作人員不得擅入。
二、嚴(yán)禁煙火、易燃、易爆及腐蝕物品進室。
三、做好安全巡查工作,下班時關(guān)好水電、鎖好門窗。
四、檔案工作人員應(yīng)熟悉消防器材的性能及使用方法;做好消防器材的保養(yǎng)更新工作,使之可靠有效。
五、發(fā)生火警、火災(zāi)要迅速報告,并全力撲救。
檔案管理制度 篇4
一、檔案管理
(一)凡是能準(zhǔn)確反映公司各項業(yè)務(wù)活動的文件、材料、聲像、報表,都務(wù)必及時歸檔,確保完整無缺。
(二)文檔管理員務(wù)必堅持文書隨時立卷的歸檔制度,并分門別類,做好收集、整理、立卷、歸檔工作。
(三)檔案資料包括從成立之日起每年在經(jīng)營管理工作中構(gòu)成或公司制發(fā)的應(yīng)歸檔的文件材料。
二、文書檔案管理
(一)歸檔范圍
1、行政綜合類:包括重要的會議材料;制定的內(nèi)部法規(guī)性、政策性文件;組織變革、變遷、大事記、年報等文件材料;發(fā)展規(guī)劃、工作總結(jié)匯報;政府機關(guān)頒發(fā)的重要文件。
2、組織人事教育培訓(xùn)類:員工變動表、花名冊、教育培訓(xùn)卡。
3、會計統(tǒng)計類:年度計劃、統(tǒng)計報表、財務(wù)會計預(yù)算報表及其說明,各種季度報表、月報表,政府主管部門下發(fā)的有關(guān)文件材料。
4、質(zhì)量管理類:質(zhì)量管理方面的制度。
5、技術(shù)類:產(chǎn)品及生產(chǎn)方面技術(shù)文檔。
6、銷售紀(jì)事類:公司大規(guī)模的銷售活動紀(jì)事。
(二)文書的檔案立卷
1、歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件頁數(shù),均應(yīng)齊全完整。
2、在歸檔的文件材料中,應(yīng)當(dāng)將每份文件的正本與副本、印件與定稿、請示與批復(fù),分類一起排列,不得分開。
3、不一樣年度的'文件一般不得在一起立卷,但跨年度的請示與批復(fù),放在復(fù)文年立卷;沒有復(fù)文,放在請示年立卷;跨年度的規(guī)劃,歸在文件所針對的第一年立卷;跨年度的總結(jié),放在所針對的最后一年立卷,跨年度的會議文件,歸在會議召開的年度立卷。
三、歸檔時光
公司經(jīng)營管理活動中的各種合同及常規(guī)性報表,根據(jù)各自不一樣的時限要求及時上繳總經(jīng)理和人力資源部;其它各類檔案如聲像檔案、活動檔案、工程檔案等由各部門暫時保管,月底統(tǒng)一匯總到人力資源部。會計檔案由財務(wù)部自行保管。
四、檔案的借閱及銷毀
(一)借閱檔案需按規(guī)定辦理借閱手續(xù),在規(guī)定的范圍內(nèi)查閱。不得在檔案上涂改、撕毀,并應(yīng)及時歸還。
(二)會計檔案一律不準(zhǔn)外借。內(nèi)部調(diào)閱應(yīng)經(jīng)財務(wù)負責(zé)人同意。外單位因特殊需要,查閱有關(guān)會計檔案時,應(yīng)持正式公文,并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意。查閱會計檔案時不得將檔案帶出公司;如需摘抄、復(fù)印,應(yīng)經(jīng)財務(wù)負責(zé)人同意方可辦理。
(三)定期對檔案進行鑒定,準(zhǔn)確地制定檔案銷毀清單,對失去保存價值的檔案,登記造冊,經(jīng)人力資源部負責(zé)人審核,報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷毀,銷毀時需有兩人以上參加,并在銷毀清冊上簽字。
檔案管理制度 篇5
一、分管檔案工作的局領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)
1、組織全局性的宣傳、貫徹、執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》和上級關(guān)于檔案工作的各項方針政策的活動。
2、加強對局檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),將檔案工作納入局的整體發(fā)展計劃,列入局議事日程,督促分管部門按上級和局檔案部門要求做好應(yīng)做的工作。
3、關(guān)心檔案工作和檔案室的建設(shè)與發(fā)展,從人力、物力、財力上給予支持,及時解決工作中的重大問題和困難,改善工作條件,使檔案工作與局各項工作協(xié)調(diào)發(fā)展。
二、局檔案員職責(zé)
1、貫徹實施《檔案法》、《山東省檔案條例》等檔案工作的法律、法規(guī),建立健全檔案管理制度。
2、對各有關(guān)處室構(gòu)成的各種材料的收集、整理、立卷和歸檔進行監(jiān)督和指導(dǎo)。
3、負責(zé)收集出國考察人員應(yīng)當(dāng)歸檔的有關(guān)材料和照片,收集領(lǐng)導(dǎo)同志外出開會的發(fā)言材料和帶回的'帶有密級的材料。
4、負責(zé)管理全局各種門類和載體的檔案,維護檔案的完整、準(zhǔn)確與安全,并為本單位各項工作的需要帶給服務(wù)。
5、按時向上級主管部門報送檔案工作統(tǒng)計材料。
6、按規(guī)定向檔案館移交應(yīng)進館的檔案。
三、分管檔案工作的各處(室)領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)
1、配備具有較好政治業(yè)務(wù)素質(zhì)的專(兼)職檔案人員,并持續(xù)相對穩(wěn)定。
2、將檔案工作納入本單位的議事日程(每半年研究一次檔案工作),幫忙專(兼)職檔案人員解決工作中的'實際困難。
3、組織本單位人員學(xué)習(xí)檔案法規(guī),執(zhí)行局檔案工作的規(guī)章制度。
4、疏通渠道,嚴(yán)格制度,督促有關(guān)人員注意平時各類文件材料的構(gòu)成積累,用心配合專(兼)職檔案人員的歸檔工作。
5、協(xié)同檔案室監(jiān)督、檢查本單位文件材料預(yù)立卷、整理組卷、歸檔驗收及檔案鑒定工作。
6、負責(zé)檢查本單位專(兼)職檔案人員履行檔案崗位職責(zé)狀況。
四、各處、室專(兼)職檔案人員職責(zé)
1、堅持平時整理。根據(jù)本單位不一樣種類文件材料的構(gòu)成特征,制定案卷類目,合理分類存放,便于利用和歸檔。
2、負責(zé)本單位文件材料的構(gòu)成、積累、保管和整理歸檔工作,保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
3、歸檔案卷做到組卷合理,頁號編寫準(zhǔn)確,案卷目錄清楚,案卷標(biāo)題簡明扼要。
4、保管好本部門應(yīng)歸檔的案卷,注意文件材料的安全和保密。
5、主動接收局檔案員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查,按規(guī)定時光向檔案室移交。
6、用心參加業(yè)務(wù)學(xué)習(xí),不斷提高檔案工作水平。
7、按檔案室要求對檔案進行分類、整理、編目,并編制檢索工具。
8、按歸檔時光向檔案室?guī)Ыo檔案目錄和統(tǒng)計年報表。
檔案管理制度 篇6
1.總則
1.1為了規(guī)范公司檔案管理,確保信息安全,便于信息共享和有效的利用檔案,特制訂本管理辦法。
1.2所有相關(guān)公司工作活動中形成的,記述和反映本公司職能活動的,具有查考利用價值的文件、音像資料均屬歸檔范圍。
2.范圍
2.1公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料;
2.2公司股東會、董事會形成的文件材料;
2.3公司章程、公司制度體系、內(nèi)部發(fā)文;
2.4公司有效證照、證件、印章;
2.5公司獲得的榮譽資料;
2.6公司年度工作計劃及資金計劃;
2.7會計憑證、報表、財務(wù)分析;
2.8各項計劃、檢查、總結(jié);
2.9公司重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、會議記錄、相關(guān)照片等;
2.10各種人事材料;
2.11工作人員因公外出參觀學(xué)習(xí)、考察和參加各種會議,收集獲得的文件材料;
2.12各種合同、契約、協(xié)議、招投標(biāo)系列文件;
2.13電子文檔及聲像資料;
3.要求
3.1.編制《檔案卷內(nèi)目錄》,應(yīng)包括以下幾個內(nèi)容:部門代碼、檔案編號、文件名稱、金額(如果涉及)、經(jīng)手人、入檔時間、頁碼及備注等。
四川建華科技有限公司管理文件檔案管理制度SCJH-I-2011-02
3.2.檔案編號的設(shè)置方法可參考如下:行政部、財務(wù)部、技術(shù)部、市場部的名稱代碼可分別設(shè)置為XZ/CW/JS/SC.其中各部門下屬的各項分類可按照阿拉伯?dāng)?shù)字分別命名,或者按照事項的中文名稱的首寫字母或漢字來代替,具體代碼可列表說明。
3.3.所有文件歸檔裝訂時,應(yīng)統(tǒng)一在文件首頁正面的右上角標(biāo)明檔案編號。如漏頁等有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明,都應(yīng)逐項填寫在備注欄內(nèi)。在每頁目錄下注明立卷人姓名和日期。
3.4.立卷的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn):
a)歸檔文件完整齊全;
b)分類清楚;
c)標(biāo)題確切易查找;
d)卷內(nèi)排列系統(tǒng)、條理;
e)保管期限準(zhǔn)確;
f)卷皮書寫工整;
g)裝訂整理結(jié)實、美觀。
3.5.以電子方式存檔的文件,文件名必須含部門代碼、撰寫人名字、文件名、存檔人名字及入檔日期(如:張三于2011年1月1日,將市場部商務(wù)李四交管的2010年下半年下單統(tǒng)計表存檔,其存檔文件名應(yīng)該為:SC李四2010年6-12月下單統(tǒng)計表張三20110101)。
3.6.公司的電子文檔一般情況下存在公司專用電腦的指定區(qū)域,但由于電子文檔的特殊性,在存檔時應(yīng)該用移動硬盤或者光盤進行備份。
3.7.文件類以電子文檔形式存檔時,應(yīng)盡量以PDF格式存放。
4.期限
4.1永久保存:公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料;公司股東會、董事會形成的文件材料;公司章程、公司制度體系、內(nèi)部發(fā)文;公司有效證照、證件、印章;公司獲得的榮譽資料;四川建華科技有限公司管理文件檔案管理制度SCJH-I-2011-02
4.2 10年保存:公司年度工作計劃及資金計劃;各項計劃、檢查、總結(jié);
4.3 5年保存:公司重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、會議記錄、相關(guān)照片等;各種人事材料;工作人員因公外出參觀學(xué)習(xí)、考察和參加各種會議,收集獲得的文件材料;各種合同、契約、協(xié)議、招投標(biāo)系列文件;電子文檔及聲像資料;
4.4 1年保存:結(jié)案后無長期保存必要者;
4.5財務(wù)類檔案按照會計相關(guān)法律規(guī)定存檔。
5.歸檔
各部門檔案管理人員應(yīng)本著認(rèn)真、負責(zé)、保密的態(tài)度,認(rèn)真整理、保存、管理公司各項檔案資料。
5.1行政部為涉及檔案管理的第一責(zé)任人,對確保檔案的完整性、及時移交和保密負責(zé)。技術(shù)部、銷售部、行政部、財務(wù)部及市場部,各自整理保管內(nèi)部檔案,除財務(wù)部外,其他部門在每年1月1日和7月1日以前向行政部負責(zé)管理檔案的人員提交之前半年的檔案,由行政部統(tǒng)一備案管理,財政部的檔案由自己備案保管。
5.2公司檔案資料按部門分類,檔案管理制度由行政部制定。收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管、編目、檢索、利用等管理工作由各部門指定檔案管理員負責(zé)。
5.3各部門檔案管理人員的職責(zé):應(yīng)及時將應(yīng)歸檔文件進行整理、保存,保證資料不遺失、不泄密,及時按要求向行政部移交檔案。
5.4一項工作同時由幾個部門參與辦理時,由主辦部門負責(zé)收集形成的文件資料。
5.5各部門需歸檔的'文件
5.1.1
a)行政部門
公司文件:公司章程、董事會及股東會紀(jì)錄、政府機關(guān)核準(zhǔn)文件、不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證、公司有效證照、證件、印章、公司發(fā)布的各類文件(電子文檔);
b)人事類文件:員工勞動合同、保密協(xié)議、培養(yǎng)和服務(wù)協(xié)議書、員工入職表、員工離職表、員工轉(zhuǎn)正申請及考核評價表、員工入職體檢表、員工簡歷、員工身份證復(fù)印件、員工學(xué)歷證明復(fù)印件;
c)行政類文件:各種會議記錄及會議紀(jì)要(電子文檔)、以行政部門名義簽訂的合同、公司各類照片(電子文檔)、快遞單、社保相關(guān)的各類單據(jù)、公積金相關(guān)的各類單據(jù)、員工保險單。
5.1銷售部門
標(biāo)書、下單統(tǒng)計表(電子文檔)、總代理合同、銷售合同、銷售清單(包括軟件成交記錄、品種、序列號等信息)(電子文檔)、貨物簽收單、發(fā)票簽收單
5.2財務(wù)部門
會計憑證、財務(wù)報表、匯帳憑證、會計報表、總分類賬、庫存商品明細賬、明細分類賬、審計報告、抵扣聯(lián)、已作廢的發(fā)票及紅字發(fā)票、發(fā)票存根聯(lián)、原始憑證、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、入庫單、出庫單、請款單、員工銷售卡、員工銷售業(yè)務(wù)季度卡、貨物簽收單、訂貨單(電子文檔)、結(jié)算表(電子文檔)、用戶報表(電子文檔)、物料領(lǐng)用登記表、PKPM升級記錄表(電子文檔)、PKPM新購記錄表(電子文檔)、借鎖登記表(電子文檔)、PKPM用戶升級清單(電子文檔)、代理退鎖清單(電子文檔)
5.3技術(shù)部門工程設(shè)計圖
5.4市場部
客戶資料(電子文檔)、滿意度調(diào)查表及結(jié)果、廠商活動簽到表、廠商活動申請資料(電子文檔)、廠商活動資料(電子文檔)、廠商活動總結(jié)資料(電子文檔)
6.借閱
6.1.各部門建立《檔案借閱復(fù)制登記簿》,主要內(nèi)容:借閱單位或部門、借閱人、借閱理由、借閱起止時間、批準(zhǔn)人、歸還時間、歸還時檢查情況、經(jīng)手人。
6.2.借閱檔案的單位、部門、人員要到各部門檔案管理人員處填寫借閱登記,由各部門經(jīng)理簽字同意后,方可到檔案管理人員處辦理借閱。
6.3.借閱人必須愛護檔案,不得轉(zhuǎn)借、抽取、折卸、調(diào)換、污損、摘抄所借檔案,不得在文件上圈點、劃線和涂改,閱后及時歸還。
6.4.借閱檔案歸還時,檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查冊數(shù)、頁數(shù),是否有遺失損壞等情況,如有問題及時通知借閱人說明原因及補救并報主管高管及審批人員。
6.5.各部門如有撤銷、合并情況以及人事變動情況時,所有相關(guān)資料要做到移交清楚,保持資料的完整無缺。
6.6.人事檔案除總經(jīng)理、副總經(jīng)理、人事部負責(zé)人以外任何人不準(zhǔn)借閱。
7.復(fù)印
7.1檔案原則不準(zhǔn)復(fù)印,若各部門因工作需要可以制作復(fù)件。復(fù)制檔案的單位、部門、人員要到各部門檔案管理人員處填寫借閱登記,由各部門經(jīng)理簽字同意后,方可到檔案管理人員處辦理復(fù)制。
7.2復(fù)件管理部門負責(zé)人及相關(guān)人員參照檔案管理辦法實施管理,并對復(fù)件的保密性負責(zé)。
8.銷毀
8.1檔案銷毀時,由保管人員提出并整理造表,報部門經(jīng)理核準(zhǔn)呈報總經(jīng)理批準(zhǔn)銷毀。
8.2檔案銷毀一般采用碎紙機,由各部門檔案管理人員和綜合管理部負責(zé)人同時執(zhí)行。
9.相關(guān)記錄
9.1 I-01-05 《公司檔案借閱登記表》
9.2 I-01-06 《公司檔案借閱申請表》
9.3 I-01-07 《公司檔案銷毀申請表》
檔案管理制度 篇7
一、檔案管理宗旨
1、便于系團委統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和管理。
2、便于網(wǎng)絡(luò)部內(nèi)部和其他部門查閱資料。
3、有利于維護檔案的完整與安全。
二、存檔范圍
1、關(guān)于章程、規(guī)章制度。(每學(xué)期整理存檔一次)
2、關(guān)于成立、簡介、歷史沿革、大事記等資料。(每學(xué)期整理存檔一次)
3、關(guān)于內(nèi)部成員的個人信息、換屆、活動總結(jié)等資料。(每學(xué)期整理存檔一次)
4、關(guān)于活動的計劃書、經(jīng)費預(yù)算、活動總結(jié)等材料。(每月整理一次)
5、關(guān)于工作的各種報告及統(tǒng)計資料。(每月整理一次)
6、需要網(wǎng)絡(luò)部執(zhí)行的條例、規(guī)定、通知等文件。(每月整理一次)
7、由網(wǎng)絡(luò)部編輯出版的'刊物。(按刊物周期整理存檔一次)
三、檔案管理
1、檔案的最終統(tǒng)整統(tǒng)管由統(tǒng)籌團負責(zé)。
2、網(wǎng)絡(luò)部各團自行負責(zé)團內(nèi)檔案收錄、管理,再上交統(tǒng)管。
3、檔案要及時登記編號,分類存檔,要有條理、有順序。
4、檔案要定期整理和清點,確保整潔與安全。
5、檔案借閱實行單線制,不得轉(zhuǎn)借,須定期歸還。
四、附則
本制度由統(tǒng)籌團監(jiān)督其執(zhí)行,其最終解釋權(quán)歸中文系團委網(wǎng)絡(luò)部。
本制度自公布之日起實施。
檔案管理制度 篇8
1、檔案統(tǒng)計工作是以檔案工作中大量的現(xiàn)象為對象,以表格、數(shù)字的形式揭示檔案和檔案工作中諸現(xiàn)象的現(xiàn)狀、發(fā)展過程及其一般規(guī)律性的工作。
2、統(tǒng)計作用。檔案統(tǒng)計工作,為制定檔案工作的方針、政策,編制檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃,開展檔案科學(xué)研究,進行定性分析與定量分析,提供科學(xué)的依據(jù)。
3、統(tǒng)計內(nèi)容。對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況,以及檔案的構(gòu)成、利用、機構(gòu)和人員等情況的基本統(tǒng)計和其他專門統(tǒng)計。
4、統(tǒng)計任務(wù)。對檔案和檔案工作的'發(fā)展情況進行統(tǒng)計調(diào)查、統(tǒng)計分析、提供資料,實行統(tǒng)計監(jiān)督。
5、統(tǒng)計對象。對檔案實體及其管理狀況的統(tǒng)計和檔案事業(yè)的組織與管理現(xiàn)狀的統(tǒng)計。
6、統(tǒng)計方法。檔案統(tǒng)計工作,必須把零星的個別的原始資料,進行綜合整理,使之成為能反映整體現(xiàn)象的資料,再進行分析和研究,總結(jié)出典型性的經(jīng)驗教訓(xùn),以提高檔案的科學(xué)管理水平。
7、按期統(tǒng)計。平時必須積極收集資料,做好單項的統(tǒng)計;半年必須做好各項工作的初步統(tǒng)計;年終必須進行全面的系統(tǒng)的統(tǒng)計。
8、專人統(tǒng)計。配備統(tǒng)計人員,熟悉統(tǒng)計業(yè)務(wù);掌握統(tǒng)計資料,數(shù)字統(tǒng)計連貫;準(zhǔn)確統(tǒng)計數(shù)字,按時統(tǒng)計上報。
檔案管理制度 篇9
一、收集歸檔范圍
本機關(guān)在各項工作中構(gòu)成的具有保存價值的,或者上級和下級送來的與本機關(guān)關(guān)系很密切的文件材料(包括公文、電報簿冊、書信、會議、電話記錄、圖紙、登記表、報表、名冊、獎品、照片、錄音帶、錄像帶等,下同)都屬收集歸檔范圍,應(yīng)按規(guī)定的范圍、時光和要求交本部門資料員或綜合檔案室歸檔。
(一)本級文件
1、各種代表會議、工作會議、專業(yè)會議、各級干部會議的會議記錄、會議紀(jì)要。
2、工作計劃、規(guī)定、方案、安排、總結(jié)、小結(jié)、匯報、簡報、通報、通知。
3、各種綜合的或?qū)n}的調(diào)查、檢查、考察等報告。
4、向上級請示,與其他單位的來往文書,對下級的指示、批復(fù)、通知。
5、各項決定、決議、規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、條例、辦法、制度、守則、要求。
6、各級領(lǐng)導(dǎo)的報告、講話、發(fā)言稿或提綱、記錄。
7、反映生產(chǎn)、基建、科研設(shè)備、工藝狀況底圖、藍圖及文字材料。
8、各種報表、名冊、登記表、簿冊、數(shù)據(jù)、憑證。
9、反映本機關(guān)、本地區(qū)重要活動的照片、錄音帶、錄像帶。
10、電報、重要電話記錄、機關(guān)工作日記。
11、年鑒、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、基本狀況綜合。
12、本機關(guān)制發(fā)的獎狀、獎證、獎?wù)隆ⅹ勂、獎品?/p>
13、有關(guān)房產(chǎn)、財產(chǎn)、物資、檔案、債權(quán)、捐贈等的憑證,發(fā)放各種證明、證件存根。
14、已故人員資料。
15、重要的人民來信及處理材料。
16、本機關(guān)修改、出版的書刊、資料樣板。
17、本機關(guān)(包括上報和下批)干部任免、呈批表、調(diào)配培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、聘任、黨、團干部名冊、年終統(tǒng)計、報表、干部的錄用、轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、離休、撫恤等審批表及干部獎懲等文件材料。
(二)上級文件材料
1、上級(包括各部門及派駐本機關(guān)的調(diào)查組、檢查組、工作組,下同)有關(guān)本機關(guān)、本地區(qū)工作或問題的決定、決議、指示、批復(fù)及調(diào)查、檢查、經(jīng)驗材料。
2、各級領(lǐng)導(dǎo)同志、國際友人、人民代表、政協(xié)委員視察本機關(guān)、本地區(qū)時的指示、講話、題詞、照片、錄音、錄像。
3、上級發(fā)給本機關(guān)的獎狀、獎冊、獎?wù)、獎旗、獎品?/p>
4、上級報刊刊載有關(guān)本機關(guān)、本地區(qū)狀況的文章。
(三)同級文件材料
1、有關(guān)單位與本機關(guān)聯(lián)合召開會議,共同進行工作,協(xié)作查處案件或問題共同署名的文件材料。
2、有關(guān)單位與本機關(guān)簽訂的合同、合約、協(xié)議。
3、有關(guān)單位與本機關(guān)涉及比較重要的工作或問題的來往文書。
4、有關(guān)單位發(fā)來的重要的、需要執(zhí)行的方針、政策性文件。
(四)下級文件材料
1、年季度工作總結(jié)、重要的專題工作總結(jié)。
2、重要的調(diào)查報告、檢查報告、典型材料,比較重要的工作經(jīng)驗、重要的請示、法規(guī)性的`備案文件。
3、重要的名冊、登記表。
4、大事記、基本狀況匯編、基礎(chǔ)數(shù)字匯編。
二、歸檔份數(shù)
文書檔案一式兩份,其中正文和簽發(fā)稿各一份作存檔用,一份作文件匯編用。
三、歸檔時光和方法
(一)凡經(jīng)過打字室打印的文件,打印好后由打字員收集,交文書檔案員歸檔。
(二)凡各部門發(fā)出的文件,由各部門辦公室的有關(guān)人員收集,交由綜合檔案室歸檔。
(三)一項工作已完成時(包括一項已完成或一個會議已結(jié)束,一個問題已解決,一件案件已處理等),由各部門辦公室的有關(guān)人員,將進行該項工作構(gòu)成的全部文件材料,系統(tǒng)整理后送交綜合檔案室歸檔。
(四)外出開會、考察、學(xué)習(xí)、參觀構(gòu)成或帶回應(yīng)歸檔的文件材料,在該項活動結(jié)束時交由文書檔案員歸檔。
(五)年度工作總結(jié)、各種年報、黨員、干部名冊,應(yīng)于翌年一月底前交文書檔案歸檔。
(六)每年的二月底前進行一次全面、徹底的歸檔,各部門要把上一年應(yīng)歸檔而未歸檔的全部文件材料移交綜合檔案室歸檔。
四、歸檔要求
(一)應(yīng)歸檔的文件、材料應(yīng)由各辦線資料員收集全齊。
(二)正文與底稿(簽發(fā)稿)主件或附件、請示與批復(fù)、來文與復(fù)文一起歸檔。
(三)歸檔文件材料注意:檢查應(yīng)蓋公章是否蓋了,文件沒有標(biāo)題應(yīng)加上標(biāo)題,資料、摘要、文件沒有標(biāo)明日期的要標(biāo)上日期。
(四)歸檔的文件材料應(yīng)是原稿原件,不得用復(fù)制件。
(五)歸檔的照片、錄音帶、錄像帶要一一寫上文字說明。
(六)凡是歸檔的文件材料務(wù)必經(jīng)過初步整理,把同一具體問題的文件材料集中在一起,按文件的先后構(gòu)成排列好。
檔案管理制度 篇10
一、檔案是國家的寶貴財富,企業(yè)各門類檔案本身具有機要性質(zhì),因此,檔案部門和工作人員,務(wù)必遵守保密制度,履行保密手續(xù),嚴(yán)格遵守保密十條原則,確保檔案的安全。
二、凡是利用檔案,務(wù)必經(jīng)檔案人員帶給,任何人不得直接動用。
三、借閱檔案務(wù)必嚴(yán)格按照檔案借閱制度辦理手續(xù),限期使用,按期返還,返還檔案要認(rèn)真檢查核對,發(fā)現(xiàn)問題及時追查。
四、利用絕密、機密檔案以及引進技術(shù)資料、科研成果、發(fā)明創(chuàng)造、專利、新產(chǎn)品、新工藝等技術(shù)文件材料,須嚴(yán)格履行審批手續(xù),未經(jīng)批準(zhǔn)的',嚴(yán)禁帶給利用。
五、外單位查閱檔案,需持介紹信經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)和主管部門批準(zhǔn)。復(fù)制檔案和外供圖紙和技術(shù)文件,統(tǒng)一由公司檔案信息中心嚴(yán)格按照審批手續(xù)帶給,任何單位和個人一律無權(quán)外供。對于擅自向外轉(zhuǎn)借、帶給圖紙資料和技術(shù)文件等檔案材料者,務(wù)必追查職責(zé),對于嚴(yán)重損害國家和我公司利益者,要依法追查刑事職責(zé)。
六、停產(chǎn)或已生產(chǎn)完畢的產(chǎn)品圖紙和技術(shù)文件材料以及其他經(jīng)鑒定審批擬銷毀的檔案資料,統(tǒng)一按公司下文件由公司檔案信息中心組織回收,統(tǒng)一銷毀,其他任何單位和個人一律無權(quán)處理或自行銷毀。
七、發(fā)現(xiàn)有關(guān)泄密事件,應(yīng)立即報告,及時追查。
八、不允許傳抄、自行翻印機密文件和帶密級的檔案材料。
九、不允許將機密文件帶回家中和到領(lǐng)導(dǎo)辦公室隨意翻閱文件。嚴(yán)禁攜帶機密文件、檔案資料游覽、參觀、探親、訪友,出入公共場所。
十、單位領(lǐng)導(dǎo)和保密小組要定期檢查保密工作,總結(jié)經(jīng)驗,堵塞漏洞嚴(yán)防失密、泄密發(fā)生。
檔案管理制度 篇11
1、檔案的銷毀,是指對沒有保存價值的不歸檔文件和保管期限已滿無須繼續(xù)保存的檔案進行銷毀處理。
2、檔案銷毀,必須按照國家規(guī)定檔案銷毀的標(biāo)準(zhǔn),嚴(yán)格進行鑒定。
3、經(jīng)過鑒定確需銷毀的檔案,必須寫出銷毀檔案內(nèi)容分析報告,列出檔案銷毀清冊。
4、檔案銷毀,必須嚴(yán)格執(zhí)行審批制度,履行批準(zhǔn)手續(xù)。
5、批準(zhǔn)銷毀的檔案,應(yīng)及時送造紙廠化為紙漿或焚毀,且要有兩人鑒銷;銷毀完畢,鑒銷人要在銷毀清冊上寫明某曰已銷毀并簽名蓋章。
6、檔案的'銷毀,必須在相應(yīng)的《案卷目錄》、《檔案總登記簿》和《案卷目錄登記簿》上注明"已銷毀"。
檔案管理制度 篇12
1、檔案鑒定工作,是甄別和判定檔案的價值,并據(jù)以確定檔案"存毀"的工作。
2、檔案鑒定工作,是一項科學(xué)性很強的工作,必須堅持全面觀點、堅持歷史觀點、堅持發(fā)展觀點。
3、檔案鑒定,必須按照黨和國家制定的鑒定工作原則和鑒定標(biāo)準(zhǔn)進行。
4、檔案鑒定工作,必須有組織、有領(lǐng)導(dǎo)地進行,一般應(yīng)有領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)人員和有關(guān)單位代表參加的鑒定小組負責(zé)進行。
5、凡是經(jīng)過認(rèn)真的`鑒定,判定為保存或銷毀的檔案,必須按照規(guī)定的程序,辦好鑒定手續(xù)。
6、檔案鑒定工作,是一項決定檔案命運的工作,檔案工作人員必須嚴(yán)肅、慎重地對待鑒定工作,嚴(yán)格遵守檔案鑒定工作制度。
檔案管理制度 篇13
第一條 為加強公司行政事務(wù)管理,理順公司內(nèi)部關(guān)系,使各項管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化,提高辦事效率,特制定本規(guī)定。
第二條 公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整。結(jié)案后及時交專職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。
第三條 凡本公司繕印發(fā)出的公文一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。
第四條 檔案管理要指定專人負責(zé),明確責(zé)任,保證原始資料及單據(jù)齊全完整,密級檔案必須保證安全。
第五條 歸檔范圍:
1、公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、科學(xué)技術(shù)、財務(wù)審計、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委任書、協(xié)議、合同、項目方案等具有參考價值的文件材料。
2、本公司的請示與上級機關(guān)的批復(fù)以及對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。
3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的`剪報、照片、錄音、錄像等。
第六條 檔案的借閱與索取:
1、借閱檔案要認(rèn)真填寫《借閱檔案登記薄》。
2、借閱檔案必須愛護,保持整潔,嚴(yán)禁涂改,注意安全和保密,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失,如確屬工作需要摘錄和復(fù)制,凡屬密級檔案,必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制,一般內(nèi)部檔原因總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。
3、歸還檔案時,檔案管理人員要嚴(yán)格檢查,如發(fā)現(xiàn)遺失、污損、或隨意涂改情況的,要追究借閱者責(zé)任,并及時報告公司主管領(lǐng)導(dǎo)。
第六條 檔案的銷毀:
1、任何組織或個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料。
2、若按規(guī)定需要銷毀時,必須編制《檔案銷毀清冊》,屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀,一般內(nèi)部檔案,須經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)核對清楚后方可銷毀。
3、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案。檔案人員要認(rèn)真填寫、編制銷毀清單,由專人監(jiān)督銷毀。
檔案管理制度 篇14
1、檔案管理在校長、副校長的領(lǐng)導(dǎo)下,由辦公室具體抓好檔案建設(shè)工作。
2、檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理的法律法規(guī),學(xué)習(xí)并熟悉檔案管理。
3、檔案管理人員要嚴(yán)守有關(guān)檔案機密,確保檔案工作的嚴(yán)密性。
4、檔案管理人員要堅守工作崗位,按時登記和整理相關(guān)資料歸檔,確保來件及時收存、及時歸類。
5、學(xué)籍檔案、“兩基”檔案、教師業(yè)務(wù)檔案、行政檔案等按習(xí)水縣教育局關(guān)于檔案管理的.相關(guān)要求,制定管理措施,分門別類地完善工作,特別是加強教師業(yè)務(wù)檔案的完善工作,確保學(xué)校檔案能真實、客觀地記載教職工的工作情況。
6、學(xué)校檔案分門別類專柜管理,劃撥一定資金添置檔案設(shè)施,力求各類檔案放置有序、查找方便、管理順當(dāng)。
7、每學(xué)期期末是整理和完善檔案的終結(jié)時間,各部門、各處、要認(rèn)真收集開展工作的相關(guān)文字資料、圖片、表冊等整理,移交辦公室存檔。
8、檔案管理人員必須熟悉檔案的建設(shè)情況,對外調(diào)檔案做到:“取一件、記一件、還一件、裝一件”,并負責(zé)追回外調(diào)時間較長的檔案,保證檔案不流失。
檔案管理制度 篇15
1.目的
為加強財務(wù)管理水平,規(guī)范財務(wù)檔案管理工作,提高財務(wù)部工作效率,配合公司整體經(jīng)營運作,特制定本制度。
2.適用范圍本制度適用于公司總部。
3.術(shù)語和定義
3.1財務(wù)檔案:財務(wù)檔案是專業(yè)檔案的一種,它是經(jīng)濟活動的歷史記錄和經(jīng)濟效果的綜合反映,也是開展經(jīng)濟活動、進行經(jīng)濟分析研究的重要依據(jù)和參考資料。
3.2原始憑證:原始憑證是在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時,由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員直接取得或者填制,用以表明某項經(jīng)濟業(yè)務(wù)已經(jīng)發(fā)生或其完成情況并明確有關(guān)經(jīng)濟責(zé)任的一種憑證。
3.3記賬憑證;記賬憑證是對經(jīng)濟業(yè)務(wù)按其性質(zhì)加以歸類,確定會計分錄,并據(jù)以登記會計賬薄的憑證。
3.4會計賬簿:是指以會計憑證為依據(jù),全面、連續(xù)地記錄一個單位的經(jīng)濟業(yè)務(wù),對大量分散的數(shù)據(jù)或資料進行歸類整理,逐步加工成有用會計信息的簿籍。
3.5財務(wù)報告:指用來反映會計實體的財務(wù)狀況和經(jīng)營成果的總結(jié)性書面文件。
4.職責(zé)無
5.工作要求
5.1財務(wù)檔案的分類。分為會計核算檔案、財務(wù)管理檔案及其他檔案資料。
5.1.1會計核算檔案
5.1.1.1會計憑證:包括原始憑證、記賬憑證、其他會計憑證。
5.1.1.2會計帳簿:包括日記帳、明細帳、總帳、各種輔助帳。
5.1.1.3財務(wù)報告:包括會計報表、附表以及財務(wù)情況說明書等,會計報表包括月、季、年度會計報表及附注。
5.1.1.4會計電算化資料:包括歷年財務(wù)帳簿的刻錄光盤和磁帶等。
5.1.2財務(wù)管理檔案
5.1.2.1預(yù)算資料:包括公司總部及下屬公司編制和上報的季度、半年度、年度預(yù)算及預(yù)算執(zhí)行情況表以及公司各職能部門年度費用預(yù)算表。
5.1.2.2財務(wù)分析報告:包括公司總部及下屬公司編制和上報的季度、半年度、年度財務(wù)分析報告。
5.1.2.3投資分析報告:是指由公司財務(wù)部編制并經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核認(rèn)可的項目投資分析報告。
5.1.2.4財務(wù)制度文本:包括由公司財務(wù)部制訂并經(jīng)由公司董事會或行政辦公會議通過的各類財務(wù)制度文本以及由下屬公司根據(jù)公司財務(wù)部指導(dǎo)要求制訂并經(jīng)由下屬公司董事會通過的各類財務(wù)制度文本。
5.1.2.5會議紀(jì)要:包括經(jīng)由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱并簽字認(rèn)定的財務(wù)例會會議紀(jì)要、稅收籌劃小組會議紀(jì)要以及其他各類專題會議紀(jì)要。
5.1.3其他檔案資料
5.1.3.1合同文件:包括銀行貸款合同及相關(guān)董事會決議、財產(chǎn)保險合同及其他與財務(wù)相關(guān)的各類經(jīng)濟合同。
5.1.3.2下屬公司上報的報告:包括資金申請報告、調(diào)整預(yù)算報告等各類相關(guān)報告。
5.1.3.3其他:包括查帳報告、驗資報告、利潤分配方案、董事會決議、章程、公司基礎(chǔ)資料、財務(wù)部發(fā)文等與公司財務(wù)活動有關(guān)的`各類檔案資料。
5.2檔案管理工作
5.2.1檔案的收集、歸檔
5.2.1.1財務(wù)檔案要分類進行收集、歸檔,并對歸檔檔案進行編號,填制“財務(wù)檔案保管清冊”,由財務(wù)檔案經(jīng)管人負責(zé)登記。
5.2.1.2會計核算檔案嚴(yán)格按照《會計檔案管理辦法》所規(guī)定的定期收集、整理歸檔,做到資料完整、安全保密、入檔及時、存入有序。
5.2.1.3部門及各下屬公司編制和上報的預(yù)算資料、財務(wù)分析報告以及各下屬公
司提交財務(wù)部的各類請示報告應(yīng)在確認(rèn)加蓋相關(guān)公司公章及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字后進行歸檔。
5.2.1.4投資分析報告、會議紀(jì)要等由財務(wù)人員編制的文件須在相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱并簽字后進行歸檔。
5.2.1.5銀行借款合同、財產(chǎn)保險合同等與財務(wù)活動相關(guān)的經(jīng)濟合同須確認(rèn)合同雙方法人代表在合同上簽字并加蓋公章,并貼加足額印花稅后進行歸檔,須董事會通過的重大合同還需附加相關(guān)董事會決議。
5.2.1.6財務(wù)制度文本、公司章程文本以及財務(wù)部下發(fā)各類文件應(yīng)該在加蓋公司公章或財務(wù)部門印章后歸檔,并附加相關(guān)文件流轉(zhuǎn)單及領(lǐng)導(dǎo)審批意見和相關(guān)董事會決議。
5.2.1.7其他檔案的歸檔參照《檔案管理辦法》,達到歸檔條件后歸檔。
5.2.1.8應(yīng)移交檔案室歸檔的檔案文件在留存副本或復(fù)印件歸檔后移交檔案室。
5.2.2財務(wù)檔案的保管
5.2.2.1加強對財務(wù)檔案的保管,建立財務(wù)(會計)檔案柜,檔案柜必須經(jīng)久耐用,牢固安全。
5.2.2.2財務(wù)檔案應(yīng)設(shè)立專門地點保管,并按其種類、歸檔時間、編號等要素分柜存放。
5.2.2.3對財務(wù)檔案的保管實施統(tǒng)一管理,財務(wù)部設(shè)置兼職檔案管理員崗位,負責(zé)已立卷登記的財務(wù)檔案的保管工作。
5.2.2.4檔案存放地點應(yīng)注意防火、防潮、防污、防竊、防蛀。
5.2.2.5會計核算檔案嚴(yán)格按照《會計檔案管理辦法》所規(guī)定的期限保存,其他財務(wù)檔案都為永久性保存檔案。
5.2.2.6會計檔案的清點和檢查要每年進行一次,檢查檔案完整、借閱情況及安排情況,以及保管期滿應(yīng)處理的檔案,發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取措施進行處理。
5.2.3財務(wù)檔案的調(diào)閱
5.2.3.1財務(wù)人員因工作需要調(diào)閱財務(wù)檔案時,必須按順序及時歸還原處。
5.2.3.2本公司其他人員調(diào)閱財務(wù)檔案,要經(jīng)財務(wù)部總經(jīng)理同意;外單位人員調(diào)閱財務(wù)檔案要有加蓋單位公章的申請書,經(jīng)財務(wù)部總經(jīng)理審核后報公司總裁批準(zhǔn)。
5.2.3.3會計檔案原件原則上不得外借,若有特殊情況需要外借,則外借最長期限不得超過三天。
5.2.3.4調(diào)閱財務(wù)檔案須填寫“財務(wù)檔案調(diào)閱登記簿”,需要復(fù)印的要經(jīng)財務(wù)部總經(jīng)理同意并進行登記,查閱過程中檔案管理人員不得離開現(xiàn)場。
5.2.3.4調(diào)閱人員不得在案卷中勾、劃、涂、抹,不得抄錄與調(diào)閱無關(guān)的內(nèi)容。
5.2.4財務(wù)檔案的銷毀
5.2.4.1對保管期滿的財務(wù)檔案,應(yīng)由財務(wù)部門提出銷毀意見會同檔案管理部門共同鑒定,嚴(yán)格審查,對按規(guī)定可以銷毀的檔案,應(yīng)編造“會計檔案銷毀清冊”,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后銷毀,檔案銷毀時應(yīng)由財會部門和檔案部門共同派員監(jiān)銷,監(jiān)銷人員在銷毀檔案之前應(yīng)認(rèn)真進行清點核對,并在銷毀清冊上簽名蓋章,銷毀清冊一式二份,分別由檔案、財會部門保留。
5.3附則
5.3.1下屬公司可根據(jù)本制度和其他有關(guān)規(guī)定,結(jié)合各自具體情況,制定相應(yīng)財務(wù)檔案管理制度;
5.3.2本制度由財務(wù)部制定并負責(zé)解釋;
5.3.3本制度經(jīng)行政辦公會審議通過后實施。
6.支持性文件
6.1《會計檔案管理辦法》
7.相關(guān)記錄及表格無
檔案管理制度 篇16
檔案工作人員要有高度責(zé)任心。在檔案管理工作中,嚴(yán)格遵守以下制度:
一、檔案歸檔制度
為了將本單位檔案完整齊全地收集、保管起來,建立起內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理的館、室藏結(jié)構(gòu),更好地為單位業(yè)務(wù)工作和其他工作服務(wù),制定本制度。
。ㄒ唬w檔范圍
凡是反映本單位工作或業(yè)務(wù)活動以及其他具有查考利用價值的各種門類、各種載體的文件材料,均屬歸檔之范圍。
1、上級機關(guān)制發(fā)的屬于本單位主管業(yè)務(wù)并需執(zhí)行的文件,普發(fā)的非主管業(yè)務(wù)但需執(zhí)行的法規(guī)性文件,上級召開的需貫徹執(zhí)行的會議主要文件以及上級領(lǐng)導(dǎo)針對本單位的重要講話、指示等。
2、本單位黨、政、工、團、人事、財會、保衛(wèi)、基建和業(yè)務(wù)(經(jīng)濟)、科技等工作以及各內(nèi)部機構(gòu)形成的有查考、利用價值的文件材料。
3、同級單位和非隸屬單位制發(fā)需要執(zhí)行,業(yè)務(wù)或工作聯(lián)系密切以及檢查本單位工作制發(fā)或形成的主要文件。
4、直屬下級單位報送的重要的工作計劃、總結(jié)、請示、干部任免、典型材料、統(tǒng)計報表和法規(guī)性備案文件材料。
5、本單位重要活動,重大事件以及專門業(yè)務(wù)形成的文字材料、照片、音像等。
6、單位和個人其他有重要保存價值的文件、資料、圖書、實物等。
。ǘw檔時間
需要歸檔的文件材料,一般按年度進行整理、歸檔。即須在當(dāng)年上半年內(nèi),將上一年度本單位形成的以及其他屬于歸檔范圍的各種載體的文件、材料,按照規(guī)定,收集齊全,整理立卷,再由檔案人員進行規(guī)范整理和實行集中保管。
對于專業(yè)方面的專門文件、特殊載體的文件如基建檔案等,可以適當(dāng)延長收集歸檔時間,但也要在辦理完畢后及時收集、整理、歸檔。
。ㄈn的基本要求
1、歸檔進室的文件材料須齊全、完整、準(zhǔn)確,即每年需歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件頁數(shù)等,不得殘缺不齊。
2、歸檔進室的文件材料應(yīng)系統(tǒng)、條理、規(guī)范,即符合文件的自然形成規(guī)律,保管期限區(qū)分準(zhǔn)確、分類科學(xué)、組卷合理,卷內(nèi)文件排列有序、條理清楚。
3、歸檔進室的案卷技術(shù)加工符合要求,即案卷封面填寫內(nèi)容齊全準(zhǔn)確,格式規(guī)范,統(tǒng)一打印;案卷裝訂整齊美觀,案卷排列及編號符合規(guī)定。
4、機關(guān)單位發(fā)文應(yīng)普遍建立“兩套制”;機關(guān)、團體、企事業(yè)單位及撤銷單位的檔案都要按照國家規(guī)定,定期向區(qū)檔案館移交。
二、檔案保管制度
檔案是黨和國家的寶貴財富,為維護檔案的完整與安全,制定本制度。
。ㄒ唬└鶕(jù)保存檔案的數(shù)量,必須設(shè)置使用的專門檔案庫房、檔案柜和檔案用具。庫房要堅固、安全、適用,并有防盜、防塵、防高溫、防火、防潮、防強光、防鼠、防蟲等設(shè)施。
。ǘ┳⒅夭捎每茖W(xué)的現(xiàn)代化的檔案保管,利用高技術(shù)手段、管理方法和設(shè)施設(shè)備,上等級和有條件的應(yīng)配備去濕機、空調(diào)和微機等現(xiàn)代化設(shè)備,努力延長檔案的使用壽命,保證檔案的安全保存和更好利用。
。ㄈ┙邮諜n案必須認(rèn)真驗收,并辦理交接手續(xù),對接收和移出的檔案要及時登記和統(tǒng)計,并進行規(guī)范化整理,保證檔案完整、系統(tǒng)。
(四)做好檔案庫房管理工作,保證庫房內(nèi)檔案柜架和檔案排放、編號合理有序,便于保管和利用,嚴(yán)禁吸煙和存放易燃、易爆物品及其它雜物。
(五)保證庫房內(nèi)溫濕度符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)(溫度14-24℃,濕度45-65%)。
。⿲Ρ9艿臋n案要每年進行一次小檢查,年終進行一次大檢查,發(fā)現(xiàn)蟲蛀、霉變、損壞、丟失檔案等現(xiàn)象要及時報告領(lǐng)導(dǎo),并積極采取措施予以處理。
。ㄆ撸┮ㄆ趯觳貦n案進行清點核對,做到帳務(wù)相符,對損壞和模糊不清的檔案要及時搶救和修復(fù)。
三、檔案保密制度
做好檔案保密工作,是每個檔案工作者的神圣職責(zé),為確保黨和國家的安全,制定本制度。
。ㄒ唬n案工作人員要努力學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想,學(xué)習(xí)黨的方針政策,增強黨性觀念,在政治上與黨中央保持高度一致。
。ǘ﹪(yán)格遵守《檔案法》和《保密法》的規(guī)定,做好檔案的安全、保衛(wèi)、保密工作,做到不該說的不說,不該記的不記,不在任何地方和任何人面前談?wù)摍n案中涉及黨和國家機密的有關(guān)內(nèi)容。
。ㄈ﹪(yán)格執(zhí)行檔案的查(借)閱制度,對不符合正當(dāng)手續(xù)的利用者,不查檔不借檔。檔案人員不經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不允許擅自為自己的親戚朋友提供檔案資料。
。ㄋ模┕ぷ魅藛T不準(zhǔn)私自將檔案帶出館、室外,不準(zhǔn)帶領(lǐng)非本館、室工作人員入庫房。
。ㄎ澹┕ぷ魅藛T閱卷要堅持隨用隨提,下班時應(yīng)及時入庫,未使用完畢的.,可暫入柜或抽屜,嚴(yán)禁堆放在桌面上。
(六)對違犯本制度者,視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的批評教育和行政處分;構(gòu)成失泄密罪的,依法追究刑事責(zé)任。
四、檔案資料查(借)閱制度
檔案利用服務(wù)是檔案工作的根本目的,為了做好檔案利用服務(wù)工作,充分發(fā)揮檔案的作用,同時確保檔案的安全,防止檔案的泄密和損壞,制定本制度。
(一)查檔案人員須持本單位介紹信,注明查檔人身份,查檔范圍和目的,方予接待;利用已開放的檔案,持身份證即可。
。ǘ┎殚啓C密檔案和重要檔案,必須經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可查閱。
。ㄈn案資料一般不予借出館、室外使用,如特殊情況非借出不可,需按規(guī)定辦理借閱手續(xù),借出的檔案不得超過三天,逾期需要重新辦理借閱手續(xù)。
。ㄋ模┎殚喨藛T必須填寫《檔案借閱登記表》,利用檔案后,均應(yīng)填寫和效果記錄。
。ㄎ澹┎殚啓n案的人員,要愛護檔案,不準(zhǔn)擅自摘錄、拍照、復(fù)制和互相轉(zhuǎn)閱,不準(zhǔn)圈劃、涂改、撕頁和拆卷,對損壞檔案者,要追究其責(zé)任。
。┎闄n者取證檔案須經(jīng)批準(zhǔn)后,方可復(fù)制(手抄、打字、復(fù)印、拍照等),經(jīng)核對無誤后,蓋章生效。
。ㄆ撸┎闄n人員要嚴(yán)格遵守本館、室的規(guī)章制度,館、室內(nèi)禁止吸煙,在閱覽室閱卷時不準(zhǔn)喝水,以免損壞檔案,不準(zhǔn)大聲喧嘩,影響他人閱覽;要注意閱覽室內(nèi)衛(wèi)生,愛護公共財物。
。ò耍├脵n案者要按規(guī)定交納檔案保護費、復(fù)制費和取證費。
。ň牛n案工作人員要端正工作態(tài)度,積極為利用者服務(wù),嚴(yán)格執(zhí)行各項檔案利用制度,做好檔案的監(jiān)護工作,確保檔案的完整與安全。
檔案管理制度 篇17
檔案資料是各項社會實踐活動的真實記錄,是各項職能的具體反映,公路工程建設(shè)監(jiān)理檔案資料是公路工程建設(shè)監(jiān)理的職能和工作內(nèi)容;是制止公路工程建設(shè)行為的隨意性和盲目性;保證建設(shè)行為符合國家法律、法規(guī)和有關(guān)政策;保證施工程序、質(zhì)量按規(guī)范的要求實施,進度、造價按計劃、合同實行。
1、對施工單位日常施工資料的真實性、完整性進行檢查。
2、對表格填寫中的問題給予解答。如表格中有產(chǎn)生歧義及疑問的地方,應(yīng)及時向業(yè)主或總監(jiān)理工程師辦公室請示,并將答復(fù)及時反饋施工單位。
3、完成監(jiān)理獨立抽檢資料和獨立評定資料以及對所轄合同段的檔案資料進行檢查、督導(dǎo)、匯總和移交。
4、為實現(xiàn)公路工程竣工資料規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理目標(biāo),駐地監(jiān)理辦在工程監(jiān)理過程中必須使用建設(shè)單位統(tǒng)一印制的抽檢檢查表格及指令性表格。
5、從建設(shè)項目開工之日起,駐地監(jiān)理辦安排專人收集、分類整理存檔的文件、重要會議記錄、變更設(shè)計文件、綜合管理類的往來文件、獨立籌建資料及工程監(jiān)理過程中采集的照片、底片、音像、圖片、磁盤、光盤等非紙張載體資料,
力求做到資料整理與施工進度同步。在對建設(shè)項目的形成、積累的資料分階段進行整理、歸檔和保管工作中,屬于建設(shè)單位歸檔范圍的.檔案資料,駐地監(jiān)理辦應(yīng)按時整理,工程竣工后移交建設(shè)單位。移交前綜合管理類文件、、重要會議記錄、變更設(shè)計文件及非紙張載體資料按年度、按合同段、按問題、按保管期限進行整理;獨立抽檢資料按合同段、以每公里為單元或按單位工程、分部、分項工程以方向進行整理。
6、駐地監(jiān)理辦設(shè)一位負責(zé)人分管檔案資料工作,并建立與工程檔案資料工作任務(wù)相適應(yīng)的管理機構(gòu),配備檔案資料管理人員,制定管理制度,統(tǒng)一管理本建設(shè)項目在監(jiān)理過程中形成的檔案資料,并配備必要的檔案設(shè)備。
7、駐地監(jiān)理辦必須做好檔案資料的管理工作,對管理處、總監(jiān)辦、駐地監(jiān)理辦、承包人、地方政府、設(shè)計單位之間的有關(guān)質(zhì)量、進度、費用及其它的一切往來函件和報表均應(yīng)分類編號歸檔保存。
檔案管理制度 篇18
1、總則
為將員工的培訓(xùn)情況及時準(zhǔn)確地記入個人培訓(xùn)檔案,以便準(zhǔn)確掌握員工培訓(xùn)情況,更好地進行監(jiān)督和管理,特制定本規(guī)定。
2、適用范圍
地面服務(wù)部所有經(jīng)過各類培訓(xùn)的干部、員工。
3、職責(zé)
3.1 地面服務(wù)部市場業(yè)務(wù)部負責(zé)員工ⅰ級和ⅱ極培訓(xùn)檔案的統(tǒng)一管理。
3.2 各單位負責(zé)本部門員工ⅲ級培訓(xùn)檔案的統(tǒng)一管理。
4、培訓(xùn)檔案管理
培訓(xùn)檔案是證明員工接受過某種培訓(xùn)的依據(jù)。
4.1 檔案記錄
4.1.1 檔案記錄的內(nèi)容應(yīng)包括:培訓(xùn)時間、地點、內(nèi)容、課時、考勤、考試或考核成績、證書編號及有效期、教員姓名。
4.1.2 檔案的.記錄應(yīng)及時準(zhǔn)確。不需要發(fā)放證書的,應(yīng)在培訓(xùn)結(jié)束后5日內(nèi)完成檔案的記錄工作;需要發(fā)放證書的,應(yīng)在收到證書后5日內(nèi)完成檔案的記錄工作。
4.1.3檔案的管理者不得隨意更改檔案中的內(nèi)容。
4.2檔案的維護
4.2.1 檔案管理者應(yīng)對保存的員工培訓(xùn)檔案做定期維護,維護內(nèi)容包括:檔案記錄項目、內(nèi)容、格式的變更情況及資料整理情況。
4.3 檔案的使用
4.3.1應(yīng)妥善保管檔案材料,凡需要查詢記錄情況的應(yīng)向該部門提出申請,得到其行政正職同意后,方可使用檔案。
4.3.1 檔案資料未經(jīng)管理職責(zé)部門經(jīng)理批準(zhǔn),不得帶出培訓(xùn)檔案的保存地點或進行復(fù)制。
4.3.2 各培訓(xùn)檔案管理部門應(yīng)對員工培訓(xùn)檔案的使用情況做好記錄,并填寫《員工培訓(xùn)檔案使用記錄》。
4.4 檔案的保存
4.4.1 員工的培訓(xùn)檔案應(yīng)長期保存。
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